Ψηφιακό αρχείο εργαζομένων και πελατών αποκτά η ΔΕΗ – Θα ψηφιοποιηθούν 85 εκατ. σελίδες έγχαρτου αρχείου

Στην ψηφιοποίηση του έγχαρτου φυσικού αρχείου πελατών, καθώς και των φακέλων μισθωτών και συνταξιούχων της προχωρά η ΔΕΗ.

Η ψηφιοποίηση αφορά έναν όγκο περίπου 85 εκατ. σελίδων του έγχαρτου φυσικού αρχείου της ΔΕΗ και στόχο έχει τη διευκόλυνση

και αναβάθμιση των διαδικασιών διαχείρισης προσωπικού και πελατολογίου της εταιρείας.

Συγκεκριμένα, η διοίκηση της επιχείρησης έχει ήδη προχωρήσει στην προκήρυξη του διαγωνισμού για την επιλογή του παρόχου των σχετικών υπηρεσιών.

Ενδιαφέρον παρουσιάζει ότι στα πλαίσια της ψηφιοποίησης, η ΔΕΗ αναθέτει στον ανάδοχο τη συγκρότηση ξεχωριστού, ειδικού φακέλου για κάθε εργαζόμενο, όπου θα κρατούνται απόρρητα στοιχεία που αφορούν τυχόν συμμετοχή του σε συνδικαλιστικές οργανώσεις, ζητήματα υγείας, το ποινικό του μητρώο και άλλα θέματα.

Ο συνολικός προϋπολογισμός, κατά την εκτίμηση της ΔΕΗ, ανέρχεται σε 2.200.000 ευρώ. 

Το αντικείμενο του διαγωνισμού

Σύμφωνα με τους όρους της προκήρυξης, το αντικείμενο της σύμβασης που θα υπογραφεί με τον ανάδοχο του έργου αφορά την ψηφιοποίηση και τεκμηρίωση των φακέλων μισθωτών και συνταξιούχων της τελευταίας πενταετίας και την συλλογή, διατήρηση, φύλαξη, αποθήκευση, ψηφιοποίηση, τεκμηρίωση και αρχειοθέτηση, του έγχαρτου φυσικού αρχείου πελατών της εμπορίας. 

Πιο αναλυτικά, ο ανάδοχος θα πρέπει να προσφέρει όλες τις απαραίτητες υπηρεσίες που προκύπτουν από την: 

-Μετατροπή του έγχαρτου αρχείου των υπηρεσιακών φακέλων (ατομικών και εμπιστευτικών) των εργαζομένων της ΔΕΗ που απασχολούνται με σύμβαση αορίστου χρόνου και των στελεχών, καθώς και των συνταξιούχων της τελευταίας 5ετίας αυτής σε ψηφιακή μορφή, με προσάρτηση στο υφιστάμενο σύστημα αποθήκευσης της επιχείρησης “Πάπυρος” σε συνεργασία με την προμηθεύτρια εταιρία

-Συλλογή, διατήρηση, φύλαξη, αποθήκευση, ψηφιοποίηση και τεκμηρίωση καθώς και αρχειοθέτηση με προσάρτηση στο υφιστάμενο σύστημα διαχείρισης πελατών SAP IS-U, του έγχαρτου φυσικού αρχείου πελατών της Εμπορίας της ΔΕΗ, το οποίο ευρίσκεται διάσπαρτα στα 111 καταστήματα εμπορίας ανά την Ελλάδα.

Για την ψηφιοποίηση του αρχείου της ΔΕΗ, απαιτούνται από τον ανάδοχο τα εξής: 

α) On demand του αρχείου συμβολαίων, αιτημάτων και δικαιολογητικών των πελατών της Εμπορίας, από το τέλος του 2007 έως τα μέσα του 2018 περίπου, 

β) On demand του αρχείου συμβολαίων που ολοκληρώνονται μέσω τηλεφωνικής και ηλεκτρονικής (e-Contract) επικοινωνίας από Μάρτιο 2020 έως Ιανουάριο του 2021 

γ) του συνόλου του αρχείου συμβολαίων και δικαιολογητικών Αγροτικών πελατών το οποίο αφορά τα έτη από το 2014 έως και το 2018.  

Τα προς ψηφιοποίηση αρχεία εργαζομένων και συνταξιούχων

Σε ό,τι αφορά τους εργαζομένους και τους συνταξιούχους, το προς ψηφιοποίηση αρχείο περιλαμβάνει τους υπηρεσιακούς φακέλους των εν ενεργεία μισθωτών και συνταξιούχων της Επιχείρησης. Το αρχείο των εν ενεργεία μισθωτών απαρτίζεται από περίπου 7.500 φακέλους ατομικούς και ισάριθμους εμπιστευτικούς, ενώ το αρχείο των συνταξιούχων από 3.500 φακέλους που αφορούν πρώην εργαζόμενους που αποχώρησαν από την εταιρεία την τελευταία 5ετία.

Κάθε φάκελος περιέχει περίπου 350 σελίδες εγγράφων, με τον συνολικό προς ψηφιοποίηση όγκο να υπολογίζεται περίπου σε 3,85 εκατ. σελίδες των εν ενεργεία μισθωτών και συνταξιούχων. 

Συγκεκριμένα, η ψηφιοποίηση, ηλεκτρονική αρχειοθέτηση και τεκμηρίωση αφορά 3 φακέλους ανά μισθωτό/συνταξιούχο: ατομικό, εμπιστευτικό και απόρρητο.

Ο ατομικός φάκελος διαρθρώνεται στις εξής κατηγορίες: 

-Πρόσληψη (τυπικά προσόντα – τίτλοι σπουδών κατά την πρόσληψη, δικαιολογητικά πρόσληψης, συμβάσεις εργασίας, προϋπηρεσία εκτός ΔΕΗ κ.α) 

-Άδειες (Κανονικές Άδειες, Ειδικές Άδειες, Απουσίες) 

-Τυπικά προσόντα – επιμόρφωση (τίτλοι σπουδών – επαγγελματικές άδειες, σεμινάρια κ.α)

-Υπηρεσιακές Μεταβολές (ένταξη, μεταθέσεις- αποσπάσεις, μετατάξεις-αλλαγές ειδικότητας, επιδόματα, προαγωγές, λύση σύμβασης εργασίας) 

-Διάφορα (αγωγές, δάνεια, βοηθήματα, παροχές-μειωμένο τιμολόγιο, βεβαιώσεις, εκτός έδρας μετακινήσεις κ.α).

Ο εμπιστευτικός φάκελος διαρθρώνεται στις εξής κατηγορίες: 

-Αξιολόγηση 

-Πειθαρχικά 

-Διάφορα εμπιστευτικά 

Ο απόρρητος φάκελος διαρθρώνεται στις εξής κατηγορίες: 

-Θέματα υγείας (ιατρικές βεβαιώσεις για ειδική άδεια συμπαράστασης – κοινωνική έρευνα για λόγους υγείας – βεβαιώσεις ΚΕΠΑ κ.α.) 

-Συμμετοχή σε συνδικαλιστική οργάνωση (εγγραφή – διαγραφή μέλους σωματείου, συνδικαλιστικές άδειες) 

-Ποινικές καταδίκες, ποινικά αδικήματα, ποινικό μητρώο κατά την πρόσληψη 

-Διάφορα απόρρητα  

Τέτοιος απόρρητος φάκελος δεν υφίσταται μέχρι σήμερα και, όπως αναφέρεται στην προκήρυξη του διαγωνισμού, θα πρέπει να δημιουργηθεί από τον ανάδοχο σε συνεργασία με τους αρμόδιους της ΔΔΑΠ με επιλογή συγκεκριμένων εγγράφων από τον ατομικό και εμπιστευτικό φάκελο κάθε εργαζομένου. 

Τα προς ψηφιοποίηση αρχεία πελατών

Σε ό,τι αφορά το έγχαρτο φυσικό αρχείο πελατών Εμπορία, ο εκτιμώμενος όγκος των εγγράφων αθροιστικά είναι 82 εκατομμύρια φύλλα κατ’ εκτίμηση, με το πλήθος των φακέλων να ανέρχονται στα 4,1 εκατομμύρια. Σε ό,τι αφορά συμβόλαια και δικαιολογητικά αγροτικών πελατών, το αρχείο αποτελείται από 300 χιλιάδες φύλλα κατ’ εκτίμηση. 

Το φυσικό αρχείο διακρίνεται σε 3 κατηγορίες: 

α) Το αρχείο συμβολαίων, αιτημάτων και δικαιολογητικών των πελατών της Εμπορίας, χρονολογείται εν γένει από το τέλος του 2007 έως τα μέσα του 2018 περίπου. Σημειώνεται ότι από τον Ιούνιο του 2015 έγινε μετάπτωση όλων των πελατών της ΔΕΗ στο σύστημα SAP IS-U, ενώ από τα μέσα του 2018 έως σήμερα γίνεται η ψηφιοποίηση όλων των εγγράφων και ημερήσιων εργασιών στα Καταστήματα. 

β) Το αρχείο συμβολαίων που ολοκληρώνονται μέσω τηλεφωνικής και ηλεκτρονικής (e-Contract) επικοινωνίας. Περιλαμβάνει ολοκληρωμένα συμβόλαια από Μάρτιο 2020 έως Ιανουάριο του 2021. γ) Το αρχείο συμβολαίων και δικαιολογητικών Αγροτικών πελατών το οποίο αφορά τα έτη από το 2014 έως και το 2018.   

Οι φάκελοι περιέχουν έγγραφα των εξής κατηγοριών: 

-Ταυτοποίηση συμβαλλομένου (ΔΤ, Διαβατήριο, ΑΦΜ κλπ) 

-Συμβάσεις Προμήθειας Η/Ε 

-Λοιπά (αιτήματα, επιστολές, υπεύθυνες δηλώσεις δικαιολογητικά χρήσης ακινήτου (e-μισθωτήριο, Ε9, μισθωτήριο συμβόλαιο, συμβόλαιο ιδιοκτησίας, δικαιολογητικά ειδικών τιμολογίων αγροτικού, προσωπικού κλπ) 

-Εμπιστευτικού προσωπικού χαρακτήρα έγγραφα.

Λόγω του μεγάλου όγκου εγγράφων του φυσικού αρχείου πελατών για τις δύο πρώτες κατηγορίες κρίνεται σκόπιμο η ψηφιοποίηση να γίνεται on demand, μετά από υποβολή αιτήματος από εξουσιοδοτημένους χρήστες της Εμπορίας προς τον ανάδοχο. 

 

 Γιάννα Παπαδημητρίου

energypress.gr